Als ondernemer ben je druk bezig met het realiseren van groei en wil je zoveel mogelijk winst genereren. Dan kan de boekhouding er wel eens bij inschieten. Toch is het belangrijk dat dit ook goed verloopt. Je hebt er eindelijk tijd voor vrijgemaakt, maar hoe kun je je boekhouding zo efficiënt mogelijk doen? Online boekhouden kan een geschikte oplossing zijn. Met boekhoudsoftware kun je de administratie versnellen door je administratie goed te structureren en kun je processen automatiseren door programma’s aan elkaar te koppelen. Meer weten? Bekijk dan de onderstaande manieren om tijd te besparen bij het boekhouden.
1: Online boekhouden
De eerste stap naar een overzichtelijke en geordende boekhouding, is het gebruikmaken van een online boekhoudpakket. Een online boekhoudprogramma kan een hoop werk uit handen nemen. Handmatig je boekhouding bijhouden in Excel kost veel tijd als je tientallen facturen per maand stuurt. Eerst alle facturen verzamelen en vervolgens kun je dan nog eens alles handmatig invoeren. Eén van de redenen dat je de boekhouding regelmatig uitstelt. Gebruikmaken van een boekhoudprogramma kan een mooie oplossing zijn om je boekhouding efficiënt en rap op orde te krijgen.
2: Boekhouding ordenen
Goede boekhoudregistratie verzekert je van de nauwkeurigheid en daarmee ook de betrouwbaarheid ervan. En dit is essentieel bij je boekhouding. Met een boekhoudsysteem kun je je data efficiënt ordenen en veilig opslaan. Dit geeft je een beter overzicht in je financiële gegevens en bespaart een hoop tijd wanneer je iets op wilt zoeken. Bovendien is het van belang om je boekhouding veilig bewaard te hebben, omdat voor ondernemers de fiscale bewaarplicht geldt. Dit betekent dat je de wettelijke verplichting hebt om een overzicht van je boekhouding gedurende 7 jaar dient bij te houden.
3: Mobiel boekhouden
Wil je je boekhouding op elk moment en waar je maar wilt inzien en bijwerken? Laat je dan niet beperken door de locatie of het tijdstip. Een boekhouding app is dan een handige oplossing. Je kunt in een boekhouding app direct inkoopfacturen uploaden met je smartphone en bewaren. Je maakt enkel een foto van de bonnetjes of inkoopfacturen en hebt ze vervolgens direct opgeslagen en geordend. Dus geen rondslingerende bonnetjes en papierwerk meer. Je kunt je alles snel en overzichtelijk terugvinden en bijhouden. Ook heb je je boekhouding altijd up-to-date. Erg praktisch als je snel en efficiënt te werk wilt gaan.
4: Boekhouding koppelen
Je kunt je boekhouding ook snel op orde krijgen door je boekhoudsoftware te koppelen aan andere software programma’s. Door het integreren van deze systemen kun je verschillende processen automatiseren. Zo kan je met een koppeling tussen boekhoudsoftware en urenregistratie software automatisch facturen opstellen en versturen op basis van je gewerkte uren. Heb je een webshop? Integreer je boekhoudprogramma met je webshop software. Zo worden bestellingen direct in je administratie verwerkt en heb je altijd een up-to-date overzicht van de financiën. Tevens kun je een boekhoudsysteem koppelen aan de bank, een incassobureau, de Belastingdienst en nog een aantal andere systemen. Dus heel veel mogelijkheden om het je allemaal een stuk makkelijker te maken en tijd te besparen!
5: Gegevens goed bewaren
Wat gebeurt er als je computer crasht of het internet eruit ligt? Wil je voorkomen dat gegevens verloren gaan? Maak dan regelmatig een back-up van alle data als je deze alleen lokaal opslaat. Bij online boekhoudsoftware is dit niet nodig, aangezien dan de software aanbieder dit voor je doet. Zolang je over een internetverbinding beschikt kun je hiermee werken, worden gegevens automatisch opgeslagen en kun je met meerdere mensen tegelijkertijd in het boekhoudprogramma werken. Zo heb je er zelf geen omkijken meer na en weet je zeker dat je informatie veilig bewaard is.
Max