Bij het woord administratie is het relatiebeheer vaak niet het eerste wat er bij ondernemers opkomt. Niet verwonderlijk, want in de volksmond wordt met de administratie vaak de financiële administratie bedoeld, zoals de boekhouding. Gezien de verplichtingen die de Belastingdienst hieraan stelt en de periodieke BTW-aangifte hebben de meeste ondernemers deze administratie wel op orde. Het relatiebeheer blijkt vaak een ondergeschoven kindje. Dit kan je uiteindelijk duur komen te staan, want juist die relaties kunnen zorgen voor nieuwe omzet! Acquisitie plegen naar nieuwe relaties is tijdrovend en arbeidsintensief. Je kunt dus beter investeren in je relaties. Een CRM-systeem kan je hierin faciliteren.
Maar hoe kies je het juiste CRM systeem voor jouw bedrijf? Met onderstaande vijf praktische stappen!
1. Benodigde functionaliteiten
Welke zaken lopen er nu mis in jouw bedrijf qua relatiebeheer? Of waar is de grootste winst voor je te behalen qua tijd? Een CRM-systeem kan verschillende functies vervullen. Met al je relaties overzichtelijk op een rijtje vergeet jij nooit meer een lead op te volgen, staan alle klantgegevens overzichtelijk op een rijtje en is een export van emailadressen voor het versturen van nieuwsbrieven zo gepiept!
2. Excel of online CRM tool
Wanneer je net bent gestart of een klein klantenbestand hebt, is deze nog prima te managen in een zelfgemaakt Excel bestand. Op het www zijn hier talloze gratis templates voor te downloaden. Wanneer je klantenbestand echter groeit en je merkt moeite te hebben het overzicht te behouden, kan een online CRM tool uitkomst bieden. Bijkomend voordeel hiervan is het kunnen beschikken over een mobiele app voor inzage in je CRM wanneer je onderweg bent.
3. Prijs
Wat is het CRM je waard? Zelf een Excel sheet opstellen is natuurlijk gratis. Houd wel de uren in de gaten die je besteedt aan je CRM. Worden dit er teveel? Dan is een online tool wellicht in verhouding goedkoper. Er zijn talloze aanbieders in hele verschillende prijsklassen. De basisfunctionaliteiten worden soms zelfs gratis aangeboden. Goed zoeken en vergelijken loont dus! Een bedrijfssoftware advieswebsite kan je hierbij ondersteunen, omdat deze de diverse tools alvast voor je op een rij heeft gezet. Zo heb je snel inzicht in de verschillende functionaliteiten van bedrijfssoftware.
4. Totaalpakket
Een CRM kan aangeschaft worden als losstaand onderdeel, of als deel van een totaalpakket, waarin een boekhoudtool, een CRM en bijvoorbeeld een urenregistratiesysteem aan elkaar gekoppeld zitten. Wanneer je al deze functionaliteiten nodig hebt, kan het verstandig zijn een totaalpakket aan te schaffen. Je kunt dan eenvoudig alle gegevens combineren in de verschillende systemen.
5. Op de groei
Bij de aanschaf van een CRM systeem is het verstandig de groeiplannen van je bedrijf even onder de loep te nemen. Verwacht je binnenkort een grote toename in personeel? Of een explosieve groei van te registreren contacten, door bijvoorbeeld acties op sociale media? Bestudeer voor aanschaf dan de prijzen binnen de verschillende abonnementsvormen van de tool. Een tool die nu goedkoop lijkt, kan later duur uitvallen wanneer je bijvoorbeeld straks voor elke extra medewerker het maandbedrag moet betalen.
Met bovenstaande 5 stappen kent relatiebeheer straks geen geheimen meer voor jou. En je zult zien: al gauw vraag je je af hoe je het ooit zonder degelijk relatiebeheer hebt gered!
Max