De administratieve taak van een platform of vereniging is vaak niet de meest geliefde. In het
bijhouden van het ledenbeheer gaat veel tijd zitten en de administratie is door de jaren heen
bovendien veel complexer geworden. Als je de ledenadministratie van jouw bedrijf, stichting of
vereniging eenvoudiger en efficiënter wilt laten verlopen, is een goede software tegenwoordig
onmisbaar. Wil je weten waarom? Je leest er alles over in dit artikel.
Zo zorg je ervoor dat de ledenadministratie geen fulltime job wordt
Binnen een rijzend platform of groeiende vereniging, kan de ledenadministratie al snel uitgroeien tot
een fulltime job. Dit terwijl veel platforms en verenigingen voor administratieve taken afhankelijk zijn
van vrijwilligers die maar een beperkt aantal uren per week beschikbaar zijn. Bij het bijhouden van
een ledenadministratie of het beheren van abonnees komt veel kijken. Inschrijvingen, aanvragen van
lidmaatschappen, facturaties en opzeggingen zijn aan de orde van de dag. Hoewel dit niet de meest
complexe zaken zijn om bij te houden, neemt de administratie hiervan veel tijd in beslag. En heb je er
al over nagedacht hoe kortingen, ledenvoordelen of gepersonaliseerde e-mails moeten worden
ingeregeld? Dit soort zaken zijn vandaag de dag niet meer te doen zonder online ledenadministratie
en beheer. Zeker als de lijst met abonnees groeit of de lidmaatschappen van een vereniging
toenemen, is een goede software voor ledenbeheer onmisbaar. Het scheelt de aangewezen persoon
niet alleen veel tijd, maar zorgt er ook voor dat alle informatie overzichtelijk, toegankelijk en
geordend blijft.
Jouw zaakjes op orde voor de belastingdienst
Of je nu een Facebookpagina met 75 abonnees runt of een sportvereniging met 500 leden; waar geld
wordt omgezet, komt ook de belastingaangifte om de hoek kijken. Naast het regelmatig doen van
een aangifte, kun je ook te maken krijgen met controles van de boekhouding door de belastingdienst.
Dit betekent dat de financiën volgens de door de overheid opgestelde regels moet worden
bijgehouden en te allen tijde op orde moet zijn. Een boekhouder zal om deze reden altijd werken
met een software voor online ledenadministratie. Houd jij zelf de administratie bij of wordt dit
gedaan door een vrijwilliger? Zorg er dan voor dat jullie zaakjes op orde zijn en werk met een online
systeem. Zo waarborg je transparantie tegenover je leden en/of abonnees én weet je zeker dat jouw
administratie is opgesteld volgens de regels van overheidsinstanties. Een kleine investering in een
online administratiesoftware, zal je minder geld kosten dan de boete die je boven het hoofd hangt
als jouw administratie niet blijkt te kloppen bij een controle van de belastingdienst.
Photo by Andrew Neel on Unsplash
Max