Het bijhouden van een goede administratie is voor een ondernemer erg belangrijk. Ten eerste omdat dit wettelijk verplicht is en het de basis vormt van de belastingaangifte. Maar het is natuurlijk ook erg belangrijk om zelf een goed overzicht te hebben van de inkomsten, kosten en winst voor de bedrijfsvoering van de onderneming. Maar wat hoort er allemaal bij een goede administratie?
Bewaarplicht
Alle gegevens over de onderneming die ergens vastgelegd zijn horen bij de administratie. Dit kunnen gegevens zijn die op papier zijn vastgelegd, zoals kassabonnen, ontvangen facturen, kopieën van verzonden facturen, bankafschriften, financiële aantekeningen, contracten en andere correspondentie. Maar ook digitale gegevens, zoals agenda’s en databestanden. Ook verkoopgegevens die digitaal zijn, zoals de verkopen van een webwinkel, moeten worden bewaard. En dit tenminste 7 jaar lang.
Je mag de administratie bijhouden op een manier die bij je past, maar het moet voor de belastingdienst wel te controleren zijn. Er is een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Gegevens over onroerende zaken, zoals het bedrijfspand, moeten tien jaar bewaard worden. Ook digitale bestanden die afgedrukt zijn moeten zeven jaar in de originele (digitale) staat bewaard worden. Voor een onderneming met een zeer kleine administratie is het wel toegestaan om de bestanden alleen op papier te bewaren, maar de belastingdienst geeft geen duidelijke richtlijn van wat ‘zeer klein’ inhoudt, dus kun je beter geen risico nemen en de digitale bestanden ook digitaal bewaren. Let op dat ook de software waarin de digitale bestanden geopend kunnen worden beschikbaar blijft.
Registreren, registreren…
Het is voor een ondernemer en zijn fiscale partner ook belangrijk om een urenadministratie bij te houden. Sommige aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek, zijn afhankelijk van hoeveel uren er aan de onderneming zijn besteedt. Gebruik je je privé auto ook voor je onderneming? Houd dan ook een kilometeradministratie bij. De gereden kilometers vormen ook een aftrekpost. Heb je juist een zakelijke auto die niet privé wordt gebruikt? Dan moet je om voor de belastingvoordelen hiervan in aanmerking te komen aan kunnen tonen dat er niet meer dan 500 kilometer per jaar privé in wordt gereden. Dit kan met een RitRegistratieSysteem.
Wanneer er een kassasysteem moet worden aangeschaft voor de onderneming is het belangrijk om te letten op het ‘Keurmerk betrouwbare kassasystemen’. Sommige kassasystemen voldoen namelijk niet aan de eisen van de belastingdienst. Het keurmerk garandeert een gesloten kassasysteem waarin ongewenste wijzigingen van gegevens niet mogelijk zijn.
Max