Als zaakvoerder van een bedrijf is het belangrijk dat je facturen op tijd betaald worden. Je wilt immers niet dat je operationele activiteiten gaan lijden onder de kwade bedoelingen van een wanbetaler. Spijtig genoeg zien we steeds vaker wanbetalers opduiken en vormen ze voor vele bedrijven een ware last. Toch zijn er manieren om wanbetalers allereerst te snel af te zijn en indien nodig op de juiste wijze aan te pakken. Met onze nuttige tips zorg je ervoor dat jouw facturen vanaf nu wel betaald worden.
Een geïnformeerd man is er twee waard
Wie op voorhand weet dat hij of zij mogelijk met een wanbetaler zaken aangaat, zal tweemaal nadenken alvorens hiermee in zee te gaan. Er zijn manieren en instanties die je kunnen helpen in het analyseren van het profiel van jouw klant en die op deze manier kunnen voorkomen dat je met frauduleuze mensen te maken krijgt.
Zo loont het als ondernemer de moeite om je bij het Bureau Krediet Registratie te registreren. Het BKR is een instantie die perfect weet welke persoon nog achterstallige betalingen heeft en of deze man of vrouw het ook al in het verleden niet zo nauw nam met facturen en betalingen. Zij kunnen jou als ondernemer informeren over de risico’s van het al dan niet zaken aangaan met een bepaalde klant. Naast het BKR beschikken ook incassobureaus soms over zwarte lijsten.
Een duidelijke factuur met een duidelijke betalingstermijn
Het start allemaal met een duidelijke factuur. Wie een duidelijke factuur met een duidelijke betalingstermijn doorstuurt, zal zich op deze manier al heel wat ellende kunnen besparen. Facturen zonder betalingstermijn verdwijnen al gauw in de we-zullen-ze-ooit-wel-eens-betalen lade en daarmee is de kous af. Wij hanteren zelf een betalingstermijn van maximaal 30 dagen. Toch kan je de termijn zelf, afhankelijk van je activiteiten, bepalen. Communiceer alles duidelijk naar je klant en spreek op voorhand bepaalde zaken af. Goede afspraken maken goede vrienden.
Herinneringen
Bij het nakijken van je boekhouding zal je snel merken welke facturen nog openstaan. Is de betalingstermijn voorbij dan is het zaak om een eerste herinnering te sturen. Belangrijk hierbij is dat je steeds vriendelijk, zakelijk en professioneel overkomt. Het uiten van je ongenoegen en frustratie heeft geen zin en zal enkel tot meer schade leiden. Bovendien kan het gewoon zijn dat de klant geen wanbetaler is, maar de factuur eenmalig uit het oog heeft verloren. Ook bij een tweede herinnering is een zakelijke houding van groot belang. Wie een tweede herinnering stuurt, kan wel overwegen om in de desbetreffende brief of mail aan te geven dat bij wanbetaling verdere stappen zullen ondernomen worden.
Zelf ben ik wat herinneringen betreft ook voorstander van een persoonlijke aanpak. In plaats van een officiële mail of brief te sturen, wat wel moet gebeuren zodat je bewijsstukken in de hand hebt, loont het ook de moeite om eens je telefoon vast te nemen en de persoon in kwestie een belletje te geven. Nog beter is om gewoon even langs te gaan en de vriendelijke herinnering persoonlijk over te brengen. Persoonlijk contact levert nog altijd het meeste op.
Verdere stappen tegen de wanbetaler: incassobureau en gerechtelijke stappen
Wanneer je herinneringen zelfs tot niets leiden dan kan je spijtig genoeg niet anders dan de wanbetaler op drastischere manieren aan te zetten tot de betaling van zijn openstaande factuur. De eerste stap is in dit geval vaak het inschakelen van een incassobureau. Zoals de naam al aangeeft, gaat dit bureau op allerhande manieren de klant in kwestie proberen te overtuigen alsnog te betalen. Belangrijk is dat je duidelijk aangeeft aan de klant dat je verdere stappen gaat ondernemen, dat je hem of haar in gebreke stelt en dat alle kosten die deze verdere stappen met zich zullen meebrengen voor de rekening van de wanbetaler zijn.
Leiden ook de handelingen van het incassobureau tot niets dan zit er niets anders op dan naar de rechtbank te stappen. De wanbetaler krijgt een dagvaarding in de bus en de hele zaak zal voor de rechter beslecht worden. In dit geval doe je best beroep op een advocaat of een juridisch adviseur. We hopen dat het nooit zo ver moet komen, maar mocht het toch het geval zijn dan weet je tenminste al wat je te doen staat.
Max