We kennen het allemaal wel: je opent je mailbox en je ziet een ontzettend lange, onduidelijke mail. Je hebt helemaal geen zin om de mail te gaan lezen, laat staan te beantwoorden. Maar als we heel goed weten waarom dit soort mails niet goed werken, waarom sturen we ze dan nog steeds? Het is wel zo fijn om ook antwoord te krijgen op je e-mails, en die kans kun je vergroten door een prettige professionele e-mail te schrijven. In deze blog geven we je een aantal tips hoe je een professionele mail kunt schrijven.
Onderwerp
De onderwerpregel van je e-mail is belangrijk om een aantal redenen. Ten eerste spoort een goede onderwerpregel de ontvanger aan om je mail te openen. Bovendien helpt een onderwerpregel de ontvanger te herinneren waar de mailconversatie over ging. Als jullie al mailcontact hebben gehad, is het fijn als jullie allebei meteen weten waar het ook alweer om ging. Kies dus altijd een goede onderwerpregel.
Beleefdheid
Bij het schrijven van een e-mail spreek je iemand natuurlijk niet face-to-face. Maar dit wil niet zeggen dat je je manieren achterwege kunt laten. Begroet je ontvanger netjes, en zorg voor een persoonlijke benadering. Bedankt de ontvanger netjes als hij of zij iets voor je heeft gedaan en stel jezelf voor als de ontvanger je nog niet kent. Gebruik bovendien de juiste toon in je e-mail.
Duidelijk en overzichtelijk
Deze tip is erg belangrijk. Een goede, professionele e-mail is namelijk duidelijk en overzichtelijk. Onnodige informatie kun je beter weglaten, en je kunt het beste snel ter zake komen. De ontvanger heeft hoogstwaarschijnlijk nog meer ongelezen mails in zijn mailbox staan die hij of zij ook nog moet lezen en beantwoorden. De lezer moet de mail dus in korte tijd kunnen lezen. Schrap alle overbodige informatie en werk overzichtelijk. Probeer ook niet te veel vragen te stellen in een zakelijke e-mail, het liefst niet meer dan één. Ook hoef je jezelf niet uitgebreid te introduceren. Een korte introductie is genoeg, welke je kunt aanvullen met bijvoorbeeld een link naar je website. In principe bestaat de mail dus uit een korte introductie, de vraag waar je e-mail om draait, een goede reden waarom de ontvanger op je verzoek in zou moeten gaan en een deadline waarop je dit zou willen. Als je je hieraan houdt, zal geen enkele e-mail meer onnodig lang worden!
PE-training
Een PE-training zou ook een goede optie kunnen zijn als je wil leren om betere zakelijke e-mails te schrijven. Tijdens een PE-training zakelijke e-mails schrijven leer je om e-mails te schrijven die objectief en kernachtig de boodschap verwoorden en bovendien impact hebben. Voor een dergelijke PE-training kun je terecht bij Kriton.
Overige tips
Tot slot zijn er nog een aantal zaken die eigenlijk voor zich spreken. Zo is het belangrijk om geen spel- en typfouten te maken in je e-mails. Hiermee laat je zien dat je de ontvanger serieus neemt en bovendien kom je zelf ook professioneel over. Dus het maakt niet uit hoe weinig tijd je hebt voor het versturen van de e-mail, je moet het altijd nog even een keer doorlezen! Denk er ook altijd aan om de bijlagen mee te sturen. Het komt helemaal niet professioneel over als je de bijlage er nog achteraan moet sturen in een losse mail. Verstuur niet te veel bijlagen en geef ze een duidelijke naam. Gebruik tot slot altijd een gepaste afsluiting aan het einde van je mail.
Max