Als ZZP”er kan je gemakkelijk verzeild raken in een administratie die in de beginfase van de onderneming functioneel was maar die steeds minder overzichtelijk wordt. Verder valt er altijd wat te verbeteren en te leren ten aanzien van de administratie. Hieronder een aantal tips voor het opzetten van de administratie.
Boekhoudsoftware
In eerste instantie is het belangrijk om in te schatten wat je door een boekhouder wilt laten doen en wat zelf. Bij het het uitkiezen van een boekhouder is het belangrijk om goed te communiceren wat voor werkwijze en visie de onderneming heeft en dat deze meedenkt met het te behalen belastingvoordeel.
Aangezien de ondernemer zelf altijd verantwoordelijk is voor de boekhouding en het registreren van de omzet en de betalen belasting is het noodzakelijk om zelf de controle en overzicht te behouden. Een kleine onderneming is gemakkelijk zelf te boekhouden en wellicht is het handig om dit af en toe na te laten kijken door een boekhouder.
Er is veel boekhoudsoftware voor zzp’ers te vinden en de meeste hebben een gratis proef trial. Maak hier gebruik van en probeer in te schatten wat welke het beste werkt en welke functies de software voor je bedrijf nodig heeft. Sommige boekhoudprogramma’s zoals e-boekhouden.nl zijn erkend door de belastingdienst wat een voordeel kan hebben.
Urenregistratie
Voor het bijhouden van de gemaakte werkuren is het raadzaam om een app te gebruiken die te installeren is op de computer en smartphone. De meeste grote urenregistratiesystemen hebben vaak ook een app. Een eenvoudige app is bijvoorbeeld “Urenreg”. Door klanten toe te voegen kan er in deze app per project bijgehouden worden voor welke werkzaamheden er welke uren gemaakt zijn. Zoals met de meeste apps kan dit gesynchroniseerd worden met Excel. Als werknemer log je meestal bij een systeem in om bij te houden hoeveel uren er gemaakt worden. Als ZZP”er is dat natuurlijk ook noodzakelijk, probeer dit proces te simplificeren door met een enkele klik je werktijd te registreren. Handige apps hiervoor vind je in de Google Play store.
Kosten bijhouden
Voor het overzicht behouden van alle bonnetjes is het handig om een bonnetjes-scanner te gebruiken. Een app die dit mogelijk maakt is bijvoorbeeld Informer. Zo kan elk bonnetje direct gescand worden zodat er overzicht is.
Facturen kunnen ook makkelijk ingescand worden door bijvoorbeeld iscanner en of dropbox. Door alles ook digitaal te bewaren kan er op elk moment gekeken worden welke kosten er gemaakt worden en welke aftrekposten er aangevoerd kunnen worden.
Automatisch verzenden facturen
Het voordeel van het automatisch versturen van facturen en herinneringen is dat er snel overzichtelijk facturen gestuurd kunnen worden zonder iets te vergeten. Terugkerende facturen kunnen door eenmalig het in te voeren verstuurd worden met de bijbehorende betaalopties. Hierdoor krijgt een ondernemer ook makkelijk inzicht in de facturen die open staan.
Btw afdragen
Btw is een belangrijk deel van de boekhouding. Er is een belastingsdienst app die je kan helpen met de btw en herinneren voor de betalingstermijnen. Veel boekhouding-software hebben een functie waarbij de btw voor elke factuur gemakkelijk in een overzicht kan worden geplaatst. Probeer vooral verschillende methodes om de btw overzichtelijk en gemakkelijk te verwerken. Reserveer genoeg fondsen voor de afdracht en voorkom boetes
door het instellen van herinneringen.
Max