Er staat een doos op zolder met loonstroken uit 2009, bankafschriften van een rekening die al jaren niet meer bestaat en de garantiebon van een wasmachine die allang bij het grofvuil is gezet. Mag dat weg? Voor het grootste deel wel. Als particulier heb je namelijk geen wettelijke bewaarplicht.
Geen plicht, wel een goede reden
Dat er geen wettelijke plicht is, betekent niet dat je alles direct kunt weggooien. De Belastingdienst kan tot vijf jaar terug belasting navorderen. Krijg je een navordering en ben je het er niet mee eens, dan moet jij kunnen aantonen dat je aangifte klopte. Daarom adviseert de Rijksoverheid particulieren om hun financiële administratie vijf jaar te bewaren. Wie precies wil weten hoe lang moet je je administratie bewaren, vindt per soort document een overzicht.
Die vijf jaar gaat over alles wat met je aangifte inkomstenbelasting te maken heeft: jaaropgaven van je werkgever, overzichten van je bank, bewijs van aftrekposten zoals giften of zorgkosten en de WOZ-beschikking. Ook voor toeslagen is vijf jaar een veilige termijn. Dienst Toeslagen kan een toeslag tot vijf jaar na het betreffende jaar nog herzien.
Wanneer je langer moet bewaren
Heb je geld of bezittingen in het buitenland, zoals een bankrekening, een vakantiehuis of beleggingen, dan geldt een langere termijn. Over buitenlands inkomen en vermogen kan de Belastingdienst tot twaalf jaar terug navorderen. Bewaar die papieren dus minstens zo lang.
Documenten over je huis bewaar je zolang je het huis bezit, en daarna nog vijf jaar. Het gaat om de koopakte, de hypotheekakte en facturen van verbouwingen. Die heb je nodig bij verkoop, bij een geschil met de koper of bij vragen over de hypotheekrenteaftrek.
Garantiebewijzen en aankoopbonnen houd je zolang de garantie loopt. Polissen van verzekeringen bewaar je zolang de verzekering loopt, plus de tijd waarin je nog een claim zou kunnen indienen.
Wat altijd blijft
Sommige documenten gooi je nooit weg. Diploma’s, je geboorteakte, huwelijksakte of samenlevingscontract, een testament en pensioenoverzichten horen bij de papieren die je je hele leven bewaart. Die zijn lastig of soms onmogelijk opnieuw aan te vragen. Bewaar ze bij elkaar op een vaste plek, zodat een partner of familielid ze kan vinden als dat nodig is. Een brandwerende documentenkist kost niet veel en is voor deze papieren het overwegen waard.
Ondernemer naast je baan?
Voor wie naast een baan als freelancer werkt of een eigen bedrijf heeft, ligt het anders. Ondernemers moeten hun administratie zeven jaar bewaren, en gegevens over onroerend goed zelfs tien jaar. Ook als je onderneming klein is, voor zzp’ers gelden andere regels, en die gelden voor de zakelijke kant van je administratie.
Digitaal bewaren mag
Je hoeft geen dozen vol papier te bewaren. Een scan of pdf is voor de Belastingdienst net zo goed, zolang het document leesbaar en volledig is. Maak een vaste mappenstructuur per jaar en zorg voor een back-up buiten je eigen computer. Gooi je papier weg na het scannen, gebruik dan een papierversnipperaar voor alles met je burgerservicenummer of rekeningnummer erop.
Zet in januari een herinnering in je agenda. Alles van zes jaar geleden of ouder, zonder buitenlandse of zakelijke kant, kan dan de versnipperaar in.