Als zelfstandig ondernemer moet je btw afdragen aan de Belastingdienst. Maar je mag ook btw terugvragen over zakelijke uitgaven. Echter niet iedere ondernemer weet goed waarover je nu wel en waarover je geen btw kunt terugvorderen. Kijk daarom in onderstaande checklist hoe het zit met die btw terugvraag.
Voorbelasting aftrekken
Als ondernemer ben je over het algemeen btw-plichtig en mag je dan ook voorbelasting aftrekken. Dat wil zeggen dat je de btw, die je betaald hebt aan andere bedrijven, maar ook de btw die bedrijven bij jou in rekening hebben gebracht mag aftrekken van je belasting. Dat geldt ook voor goederen, die je hebt ingevoerd of aankopen, die je hebt gedaan in het buitenland. Echter het moet dan wel om een EU land gaan.
Let op: er zijn uitzonderingen, je mag niet alles aftrekken van de belasting.
Voorwaarden voor aftrek voorbelasting
Voorbelasting aftrekken mag alleen als je btw-plichtig bent en dat is niet elke ondernemer. De btw, die je mag aftrekken als btw-plichtige is alleen de zakelijke btw. Je moet een factuur hebben ontvangen waarop het precieze btw bedrag staat vermeld. Deze factuur moet aan de eisen van de Belastingdienst voldoen.
Zonder goede bon of factuur is het onmogelijk om btw af te trekken. Houdt er rekening mee dat als je iets koopt wat je zowel zakelijk als privé gebruikt, je de btw maar voor een bepaald gedeelte mag aftrekken.
Ook hier zijn weer uitzonderingen. Heb je geen bon ontvangen bij het benzine tanken, geen probleem. Zolang het betaalde bedrag duidelijk traceerbaar is, bijvoorbeeld op een afschrift van je zakelijke rekening, kun je de btw terugvragen.
Wist je dat btw op eten en drinken niet aftrekbaar is van de belasting? Heb je dus een zakenlunch dan komen de volledige kosten op eigen rekening. Dit is idem dito zo bij relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen.
Op welke manier kun je de btw terugvragen?
Als btw-plichtige doe je periodiek aangifte en dat is in de meeste gevallen per kwartaal. In sommige gevallen is dat echter per maand of per jaar.
In eerste instantie vul je het btw bedrag in over je omzet. Daarnaast kan je ook het btw bedrag invullen over je gemaakte kosten. Het verschil dat er overblijft na deze van elkaar afgetrokken te hebben, moet je betalen aan de belastingdienst.
Vaak is het btw bedrag van je gemaakte kosten in de startfase hoger dan de btw die je hebt ontvangen over je omzet. In dat geval krijg je van de Belastingdienst dit bedrag terug.
Heb je btw betaald in een EU land en heb je daarover geen btw aangifte gedaan, dan kun je die betaalde btw bij de Nederlandse Belastingdienst terugvragen. Je moet daarvoor inloggen met jouw persoonlijke inloggegevens.
Heb jij een onderneming buiten de Europese Unie, dan moet je een speciaal formulier invullen voor het terugvorderen van de btw. Ook moet je de volgende documenten overleggen:
- Verklaring van ondernemerschap (bij belastingdienst eigen land)
- Alle originele facturen
- Invoerdocumenten
Wat als je bent (gedeeltelijk) vrijgesteld van btw?
Er zijn ondernemers, die gedeeltelijk of volledig zijn vrijgesteld van btw. Zij hoeven dus maar een klein gedeelte of zelfs helemaal geen btw af te dragen. Deze ondernemers kunnen geen btw terugvragen, zij vallen dan onder de Kleine Ondernemers Regeling.
Btw voor ondernemers is niet altijd aftrekbaar
Btw is niet altijd aftrekbaar. Je moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Als je niet btw-plichtig bent kun je ook geen btw aftrekken. En btw kan nooit afgetrokken worden over privé uitgaven. Denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van een auto, die je zowel zakelijk als privé gebruikt of een kantoor wat je opnieuw laat inrichten, maar waar je ook privé gebruik van maakt. Maar ook het onttrekken van goederen valt hieronder. Een oude computer, die vervangen wordt door een nieuwe, mag niet privé gebruikt worden.
En wist je dat als je werknemers privé gebruik maken van goederen of diensten, die jij met btw hebt aangeschaft, je daarvoor geen btw mag aftrekken of maar een klein gedeelte hiervan?
Max