Boekhouding of administratie: in eigen beheer houden of uitbesteden?

Als je een eigen bedrijf hebt, dan is één van de dingen die je moet doen de administratie bijhouden. Echter voor velen is de boekhouding een groot struikelblok door te weinig kennis en te weinig tijd of gewoon geen zin. Zo is er altijd wel een reden te bedenken om het doen van de administratie uit te stellen. Alleen hoe dan ook die administratie moet wel gedaan worden en dan rijst de vraag, ga je het toch zelf doen of besteed je het uit?

Aan welke eisen moet een administratie voldoen?

Vanaf het moment dat je jouw bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, krijg je van de belastingdienst een BTW-nummer en wordt het tijd dat je een zakelijke rekening gaat openen. Zodra deze zaken in kannen en kruiken is, kun je beginnen met het opzetten van je eigen bedrijfsadministratie.

De Belastingdienst heeft daar wel een aantal eisen aan gesteld, een aantal factoren dienen in je administratie te zijn terug te vinden. Zo moet je een urenregistratie bijhouden, gemaakte reiskosten, een rittenadministratie, je moet facturen maken en zelfs alle (kassa) bonnetjes bewaren.

Voor het onderhouden van je bedrijfsadministratie ben je gebonden aan een bewaarplicht. Voor alles omtrent de onroerende zaken krijg je van de belastingdienst een bewaartermijn van 10 jaar opgelegd. Voor overige zaken zoals het bewaren van je kasboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, inkoop- en verkoopadministratie, voorraadadministratie, loonadministratie, maar ook agenda’s en bankafschriften geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Dat is een behoorlijke lange tijd en daarom is het slim om je bedrijfsadministratie zoveel mogelijk digitaal op te slaan.

Is een accountant of boekhouder inhuren verplicht?

Niet in alle gevallen is het verplicht om je administratie uit te besteden aan een accountant. Vooral kleine bedrijven en ZZP-ers kunnen zelf de administratie van hun bedrijf wel doen, mits je wel enige kennis hebt van boekhouden. Het opstellen van een jaarrekening is voor deze bedrijven niet verplicht. Besluit je de administratie over te dragen aan een boekhouder dan kun je van uitgaan dat deze toch een jaarrekening zal opstellen.

Iedere ondernemer is verplicht om jaarlijks aangifte inkomstenbelasting te doen. Alleen al om die reden is het belangrijk dat je administratie up-to-date is. Als bij controle blijkt dat je administratie niet in orde is, kan dit leiden tot een fikse boete en daar zit je hoe dan ook vast niet op te wachten.

Een geordende administratie heeft voordelen, zo krijg je een beter inzicht in je inkomsten- en uitgavenpatroon. Je weet precies welke facturen er nog niet betaald zijn, je hebt inzage in je btw-aangifte, wat je aftrekposten zijn en wat je winst is. Een goed bijgehouden administratie zegt je of je kunt gaan investeren of dat je alle zeilen bij moet gaan zetten om je hoofd boven water te houden.

De voordelen van het uitbesteden van je administratie

Alles wat je doet heeft zowel voordelen als nadelen. In eerste instantie zet ik de voordelen even voor je op een rijtje.

  • Het scheelt veel kostbare tijd: de tijd die je niet in je administratie steekt, kun je besteden aan klanten winnen, het maken van een marketingplan en het uitvogelen van mogelijkheden om je bedrijf te laten groeien.
  • Je hoeft je niet te verdiepen in fiscale zaken: de regels voor ondernemers zien er heel anders uit dan voor particulieren. Er komt veel kennis bij kijken en er zitten overal wel addertjes onder het gras. Het is toch heerlijk dat jij je als ondernemer niet druk hoeft te maken over het afschrijven van je auto, je btw-aangifte, je aftrekposten en niet te vergeten de bijtelling van je auto.
  • Je hoeft je ook niet druk te maken om steeds wisselende aftrekposten en vrijstellingen: de regeltjes op het gebied van aftrekposten en winstvrijstellingen verandert doorlopend. Een accountant is altijd volledig op de hoogte van alle nieuwe regels op dat gebied. Je kunt dus met een gerust hart je boekhouding aan hem overlaten.

Een goede boekhouder valt onder zakelijke kosten, die je weer mag aftrekken bij de belasting. Een goede accountant verdient zichzelf dan ook terug.

Nadelen van het uitbesteden van je boekhouding

Een logisch gevolg op de voordelen is dat er ook nadelen zijn verbonden aan het uitbesteden van je boekhouding.

  • Een accountant kost hoe dan ook geld: ook al verdient een boekhouder zich in de loop der tijd terug, het uurloon van deze persoon is niet mis. Je moet toch al gauw op € 60 à € 70 per uur rekenen.
  • Achterstallige administratie kost extra uren: Als jezelf de boekhouding niet goed hebt bijgehouden en je draagt het dan over aan een accountant, dan moet deze er extra uren insteken, wat inhoud dat het je ook extra geld gaat kosten.
  • Je hebt zelf minder feeling bij je financiën: Als je alles uitbesteed en daardoor nauwelijks meer iets aan je administratie doet of zelfs helemaal niets meer, dan raak je het overzicht een beetje kwijt. Zorg dat je goed weet hoe je er financieel voor staat.

Je boekhouding gedeeltelijk zelf doen en gedeeltelijk uitbesteden

Natuurlijk hoef je niet voor je gehele bedrijfsadministratie een boekhouder in te huren. Je kunt bijvoorbeeld ook de aangifte inkomstenbelasting uitbesteden en zelf de aangifte van je btw doen. Via een online boekhoudprogramma kun je zelf diverse boekingen doen, zoals de verstuurde facturen, ontvangen facturen, inkoopfacturen, kosten die je maakt voor je bedrijf zoals reiskosten, lunches, telefoonkosten noem maar op. Als jijzelf al veel vooraf doet, dan is een accountant zo klaar en scheelt je dat behoorlijk wat centen.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *